Электронные трудовые книжки: читаем новые разъяснения от Роструда
Многих интересует вопрос, есть ли возможность перейти от электронной трудовой книжки обратно к бумажному носителю. Разберем подробнее.
Действующие законы запрещают возврат от электронной книжки к бумажной. Получается если работник выбрал электронную книжку, работодатель сдал все сведения в ПФР, в дальнейшем, возврат уже невозможен.
Важно: в случае, если работник определился с выбором оформления трудовой книжки, работодатель должен сразу отправить отчет по форме СЗВ-ТД.
Заполнение 13 графы в книге учета движения трудовых книжек
Графа 13 называется “Расписка работника в получении трудовой книжки”. В книге учета необходимо делать запись на основании заявления, предоставленного в письменном виде, с указанием Ф.И.О., о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности.
Электронная книжка представляет собой информацию в цифровом формате, и обеспечивает более удобное получение доступа работниками к данным о своей деятельности, а для работодателей становится доступен кадровый учет с новыми возможностями.
Плюсы оформления электронной трудовой книжки:
- дистанционный доступ ко всей информации о трудовой деятельности;
- снижение риска внесения недостоверных или ошибочных данных о трудовой деятельности;
- расширенные возможности при устройстве на работу;
- уменьшение финансовых затрат работодателя на покупку и ведение трудовых книжек в бумажном варианте;
- оформление пенсионного пособия по предоставленному счету, при этом не требуется подтверждение документацией;
- появляется возможность использовать книжку для получения других гос. услуг;
- новый способ обработки данных с аналитической направленностью;
- повышается уровень безопасности хранения данных обо всей трудовой деятельности.
Оформление книжки при трудоустройстве первый раз
При трудоустройстве с 1 января 2021 года все трудовые книжки оформляются в электронном формате, оформление на бумажном носителе исключается. Это прописано в ч. 8 ст. 2 ФЗ № 439.
В случае, если трудоустройство происходит первый раз в период до 1 января 2021 года, он вправе выбрать любой из вариантов оформления трудовой книжки, бумажный или электронный. Если формат книжки не был выбран за 5 дней, то работодатель оформит книжку на бумажном носителе. При выборе бумажного носителя, можно сохранить этот формат при переходе на другое место работы в дальнейшем. Функции бумажной трудовой книжки так же сохраняются, как и при использовании электронной.
Хранение заявления об оформлении одного из видов трудовой книжки
В списке архивной документации заявление о выборе формата трудовой книжки отсутствует. Работодатель в этом случае может указать сроки хранения заявления о выборе книжки самостоятельно, но не менее 5 лет.
Составляющие электронной трудовой книжки
- Полная информация о работнике: Ф.И.О., дата рождения, место рождения и т.д.
- Все даты приема и увольнения или перевода на работу в другую организацию.
- Место работы: название организации, место регистрации и т.д.
- Должность, разряд, квалификация и т.д.
- Вид деятельности.
- Кадровый учет.
- Причины увольнения или перевода.
