Организация внутреннего документооборота компании

Услуги организации внутреннего документооборота компании от «Аксис-Плюс»

---

Каждая организация, какую бы форму собственности она не имела, в процессе своей деятельности в определенный момент сталкивается с тем, что с количеством работы растет количество сопровождающей эту работу документации. Уже в начале деятельности, после регистрации юридического лица, организация, как минимум, вынуждена организовать место хранения для учредительных документов: решение или протокол о создании, лист записи о внесении юридического лица в Единый государственный реестр юридических лиц, приказ о приеме на работу руководителя – как первый кадровый документ. После открытия расчетного счета – договор с банком и сопутствующие документы.

После начала деятельности – возникают договора, первичная бухгалтерская документация – счета, счета-фактуры (если организация на ОСНО), товарные накладные, транспортные накладные, входящая корреспонденция от контрагентов и контролирующих органов. При приеме на работу сотрудников – кадровые документы: трудовые договора, личные дела, приказы о приеме на работу, об отпусках, увольнениях и т.п. Кроме того, есть обязательные документы, которые должны быть у любой организации в обязательном порядке – внутренние положения, приказы, табели и графики, и прочее. Количество документов постепенно растет, и при отсутствии надлежащего учета нормальная предпринимательская деятельность может оказаться замедленной, а то и вовсе остановленной из-за общего хаоса в документообороте. Кроме того, при отсутствии в организации обязательных в соответствии с законодательством документов, можно получить весьма приличных размеров штрафы от государственных органов. Как этого избежать?

В каждой компании документооборот свой. Тем не менее, есть определенный перечень документов, наличие которых в организации требуется отдельными положениями законодательства. К таким документам относятся:

Кадровые документы:

— Трудовые договора и дополнительные соглашения к ним;

— График отпусков;

— Трудовые книжки и книги по их учету;

— Табель учета рабочего времени;

— Личная карточка работника;

— Штатное расписание;

— Документы по воинскому учету граждан;

— Приказы (распоряжения) первого руководителя по кадрам.

Обязательные локальные нормативные акты организации:

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— Положение о персональных данных работников, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных;

— Положение об оплате труда и премировании;

— Положение о режимах рабочего времени, или иной документ, регламентирующий разделение рабочего дня на части.

Иные локальные нормативные акты:

— Документ об утверждении формы расчетного листка (приказ и т.п.);

— Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;

— Положение о филиале, или представительстве (при их создании);

— Положение об аттестации работников (если в организации проводится аттестация);

— Положение об охране коммерческой тайны;

— Приказы (распоряжения) первого руководителя по фактам хозяйственной жизни организации. В частности, к таким документам относится распоряжение руководителя о проведении инвентаризации.

Документы по охране труда:

— Правила и инструкции по охране труда;

— Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте;

— Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте;

— Инструкция о мерах пожарной безопасности.

Иные документы, подлежащие хранению в организации:

— уведомления (извещения) от работодателя (о предстоящих изменениях условий трудового договора, в частности – сокращения штата, временном или постоянном переводе на другую должность и т.п.);

— справки, полученные от работника (о подтверждении беременности, характере и условиях труда, рождении ребенка и т.п.), необходимые для оформления пособий, приема на работу, перевода на другую работу в той же организации, и проч.;

— акты об отказе работника выполнять распоряжения работодателя (об отказе от предоставления объяснений, отсутствии на рабочем месте и т.п.).

Кроме того, отдельными законодательными актами рекомендуется наличие в организации следующих документов:

— Личное дело работника;

— Коллективный трудовой договор;

— Должностная инструкция;

— Положение о проведении испытания;

— Положение о структурном подразделении.

В общем и целом, наличие этих документов не является обязательным, однако позволяет упорядочить деятельность организации и в некоторой степени защитить организацию от недобросовестных действий сотрудников.

Кроме того, желательно наличие в организации положения о внутреннем документообороте, в котором будет четко прописано, в какой отдел или кому из сотрудников по должности поступает входящая корреспонденция, порядок ее регистрации и дальнейшего движения до непосредственного исполнителя, кто отвечает за кадровый учет и издает кадровые документы, а также формирует дела, как, когда и каким образом, а также – на какой срок документы поступают в архив организации, где хранятся, и как уничтожаются по истечении срока хранения. При этом следует учитывать, что часть документов имеет сроки хранения до 75-ти лет (в частности – сведения о трудовом стаже сотрудника), и при ликвидации юридического лица подлежат передаче в государственные архивные фонды.

---

Аксис-плюс предлагает услугу по разработке полного пакета внутренней документации, или отдельных документов, для юридического лица. Кроме того, мы готовы взять на себя ведение кадрового учета для Вашей организации в полном объеме.

Стоимость разработки внутренних документов организации зависит от сложности и количества документов. Стоимость одностраничного документа (приказ, распоряжение и т.п.) – от 500,00руб., многостраничного (положения, договора, инструкции и т.п.) – от 3 000,00руб. за документ.

Стоимость ведения кадрового учета обговаривается индивидуально.