Изменились сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов

Утверждение перечня документов кадрового и бухгалтерского характера и сроков их обязательной сохранности произошло 20 декабря 2019 года. Приказ был принят Росархивом за номером 236. В данном документе увеличены сроки хранения счетов-фактур на 1 год, исходя из пункта 318 Приказа. При этом можно не хранить постоянно книги по учету доходов и расходов по упрощенке, а обеспечивать сохранность 5 лет, исходя из пункта 318 Приказа.

Правила начали действовать с 18.02.2020. Эта же дата стала конечной для приказа Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года, в котором был ранее принятый перечень и сроки.

Расчетно-платежные и ведомости платежные, если имеются лицевые счета необходимо в соответствии с пунктом 295 Приказа, хранить до 6 лет, вместо 5 лет, как было в соответствии со старыми правилами. При отсутствии соответствующих счетов до 50 или 75. Градация срока хранения данных ведомостей зависит от времени создания документа. Если документ был выпущен до 01.01.03, то срок его хранения 75 лет, а если после этой даты – 50.

Стоит обратить внимание что надобности в распечатывании юридически значимой документации нет.

Сократились сроки хранения реестров о доходах физлиц. Теперь нет необходимости хранить их до 75 лет. Срок в соответствии с пунктом 313 приказа стал 5 лет. Документацию по НДФЛ, когда отсутствуют лицевые счета и ведомости начисления заработной платы теперь необходимо будет сохранять до 50 или 75 лет, в соответствии с пунктом 311 Приказа.

Кроме того, были внесены новые документы в перечень, обязательные к хранению:

• ежегодные и поквартальные расчеты по страховым взносам до 50 или 75 лет (пункт 308 Приказа);
• справки свидетельствующие об уплате налогов и справки о состоянии расчетов с бюджетом до пяти лет (пункт 305 Приказа);
• карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и сумм начисленных страховых взносов до шести лет (пункт 309 Приказа), при этом, если отсутствуют лицевые счета и ведомости начисления заработной платы срок увеличен до 50 или 75 лет.

Данный приказ также скорректировал некоторые сроки по хранению кадровой документации:

• увеличился срок хранения графиков отпусков на 2 года, теперь хранится 3 года в соответствии с пунктом 453 Приказа;
• сократился срок хранения документации о взысканиях дисциплинарного характера на 2 года, теперь составляет 3 года в соответствии с пунктом 434 Приказа;
• документация об отпусках и командировках, при работе на вредных и опасных работах теперь должна храниться не 5 лет, как по общему правилу, а 50 или 75 лет в соответствии с пунктом 434 Приказа.