10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг
Аутсорсинг бухгалтерских услуг является разновидностью ведения бухгалтерии. При выполнении данной услуги внешний разработчик принимает функции учета на себя.
В России данное направление в последнее десятилетие приобретает все большую популярность. Количество конкретных фирм, предлагающих сервис по аутсорсингу растет с каждым годом. В данной статье пойдет речь о пунктах, имеющих особую важность во время выбора аутсорсера.
1. Присмотритесь к имиджу и популярности бухгалтерской компании
В России рынок аутсорсинга зародился достаточное время тому назад, чтобы авангард фирм данного направления успел себя проявить. Данные фирмы не только представили за своих клиентов десятки тысяч деклараций, но и компенсировали миллиарды единиц денежных средств.
С первого взгляда довольно сложно понять и оценить качество услуг, тем паче – бухгалтерских. Именно по этой причине отзывы предыдущих клиентов компании, занимающейся аутсорсингом, могут быть ощутимым плюсом для данной фирмы в ваших глазах. Специализированные рейтинги, упоминания в интернет-ресурсах, рецензии прошлых клиентов, а также советы знакомых – все это идет в копилку компании-аутсорсера.
На рынке аутсорсеров России достаточно крупных исполнителей. Долгое время участвовать в гонке брендов смогут только наиболее подкованные компании. Низкий уровень сервиса становится явным довольно скоро, еще при внутренней проверке. Именно поэтому не всякий аутсорсер может похвастаться высоким рейтингом.
2. Поинтересуйтесь о наличии у компании тестового отрезка оказания сервиса аутсорсинга
Хорошо известные фирмы нередко предоставляют потенциальным клиентам демо-период, сроком, например, месяц. В течении этого времени клиент может составить представление о качестве оказываемых услуг. Пробный период может быть бесплатным или со серьезной скидкой. Такой широкий жест – явное доказательство того, что компания располагает достаточными ресурсами, чтобы оплачивать за свой счет услуги своих работников, будучи уверенной в качестве своего сервиса.
3. Потребуйте копию проектного договора на оказание услуг бухгалтерской компании
Ни для кого не является секретом, что оказание услуг обычно оформляется договором в письменном формате. Текст договора крайне предпочтительно изучить еще до того, как вы поставите под ним свою подпись. Удобнее всего будет договориться выслать текст вам на электронную почту.
Бухгалтер-аутсорсер, несущий ответственность за оказываемые им услуги аутсорсинга, не станет заботиться лишь о своей финансовой безопасности, прописывая обязательства клиента по своевременной оплате сервиса. Также в договоре будут закреплены обязанности аутсорсера при передаче документации в плане ответственности за нарушение сроков и т.п. Если исполнитель пренебрегает подобными пунктами, вряд ли он подойдет серьезно к сдаче вашей документации по отчетности в правильные сроки.
Для клиента аутсорсинговый компании будет важным пунктом прописанная материальная ответственность исполнителя за теоретический ущерб от неточных услуг последнего. То есть, если по вине аутсорсера вы будете вынуждены заплатить штраф, фирма, оказывающая вам услуги, обязуется возместить данные суммы. Этот момент особо важен хотя бы потому, что физическое лицо-аутсорсер не застрахован от случайных ошибок, однако он вряд ли будет в силах в одиночку расплатиться за причиненный ущерб. А вот его фирма, располагающая серьезными финансовыми ресурсами, будет обязана возместить ваш ущерб по вине своего сотрудника, если в договоре это указано.
4. Убедитесь в соблюдении исполнителем конфиденциальности
Конфиденциальность бухгалтерских работ является одним из первичных условий совместной деятельности. Еще столетия назад “поверенный в делах” работник мог похвастаться безграничным доверием своего хозяина, представляя интересы последнего.
Представляющий вам бухгалтерский сервис будет знаком со многими тайнами и проволочками вашего дела. Гарантии конфиденциальности сведений, исходящей от заказчика, то есть коммерческих тайн, обязательно должны быть прописаны в тексте договора. Аутсорсер также должен гарантировать сохранение ваших данных в неизменности. Доступ к этим документам согласно гарантиям должны иметь лишь доверенные лица.
5. Уточните возможность произведения компанией бесплатного экспресс-аудита
Под экспресс-аудитом бухгалтерии понимают первичное знакомство с уже наличествующей у вас отчетностью. Мастеровитый бухгалтер быстро разберется с ней, так как подобный аудит в интересах самой компании-исполнителя. Если определенные части бухучета велись неверно и заполнялись не вовремя, вероятнее всего потребуется их восстанавливать.
Заверения о качественном сервисе за низкую цену без знакомства с вашей документацией свидетельствует о безответственности бухгалтера. Однако если вы только что стартовали с вашим бизнесом, то экспресс-аудит необязательно проводить, ибо сложностей в отчетности пока нет.
6. Разберитесь, из чего слагаются ваши затраты на услуги аутсорсинга
Экономия статей расхода на услуги бухгалтера – важная мера, по которой заказчики часто прибегают к аутсорсингу. В преимущественном количестве случаев услуги аутсорсера помогают сэкономить немалые размеры финансов.
Фирмы, умеющие ставить бизнес на поток, также весьма гибки в порядке ценообразования. Подобная компания всегда способна предложить разные ценовые тарифы в зависимости от разных причин: количества экономических операций, количества служащих вашей фирмы, выбранного режима налогообложения, обязанности вести первичную документацию, календаря отчетности и т.п. Значение будет иметь также гипотетическая аритмичность вашего бизнеса.
Качественная аутсорсинговая фирма дает возможность передавать на внешнее управление немалое количество операций или участков бухучета. К примеру – кадровый учет или передача отчетности. Если заказчику нужно получить дополнительные услуги бухгалтера, то такой вопрос без проблем решается.
В итоговом счете за предоставленные услуги должно быть четкое разделение по услугам бухгалтера-аутсорсера. Если он ценит вас как клиента, то предлагает наиболее подходящий вариант.
7. Оцените шансы представления ваших интересов в налоговой структуре
Услуги бухгалтера-аутсорсера – не лишь ведение учета и сдача отчетности. Часто налоговая служба обращается в компанию с запросом о сданных вами декларациях. Каждая из этих деклараций непременно проходит камеральную проверку. Конечно, вы не всегда вынуждены давать разъяснения по поводу отчетности или предоставлять более точную декларацию, но неплохо было бы иметь шанс получить подобную услугу в вашей же бухгалтерской компании.
Бывалый бухгалтер-исполнитель прекрасно осведомлен о методах реагирования на запросы ФНС и иных проверяющих и легко проходит проверки. Он подкован в представлениях интересов заказчика не лишь в налоговой службе, но также и в судебных органах. Огромным преимуществом является большой срок работы фирмы в данной локации, что значит хорошее осведомление о специфике местного налогообложения. Именно по этой причине есть резон выбрать бухгалтерскую фирму с разветвленной сетью филиалов.
8. Поинтересуйтесь о возможности проведения налоговой оптимизации со стороны фирмы-аутсорсера
Любой налогоплательщик вправе использовать законные методы для того, чтобы снизить свою загруженность налогами. Качественный исполнитель-бухгалтер всегда предлагает поддержку по выбору наиболее оптимальной системы налогообложения. Еще лучше, если аутсорсер может привести расчёты вашей загруженности на различных режимах.
Оптимизация налогообложения бизнеса заказчика заключается не только в выборе подходящего режима. Толковый исполнитель должен отлично ориентироваться во всей системе налогового законодательства. Это значит не лишь умение оперировать статьями НК РФ и федеральных законов, положений ПБУ, но также подспорье своей точки зрения иными нормативно-правовыми актами, знание рекомендаций Министерства финансов, требований ФНС, и наконец арбитражной практики специфического региона.
Надежный работник-бухгалтер способен предуведомить вас о сомнительных сделках и налоговых схемах, помочь организовать политику учета, подготовить позицию о проверке добросовестности контрагентов. В случае, если данный сервис не входит в изначальный пакет услуг, то его возможно заказать в дополнительном. Этот выбор не раз еще окупится.
9. Убедитесь в высокой квалификации исполнителей аутсорсинговой фирмы
Для квалифицированного учета по разным направлениям экономики, исполнитель аутсорсинговых услуг обязан иметь высококачественный состав кадров. При этом в этот состав могут входить как многопрофильные, так и узкоспециальные работники, которые трудятся в сфере не первый год. Подобные бухгалтеры легко справятся с возвратом НДС из бюджета, сделками по экспорту-импорту, тендерами и госзакупками.
Качественные компании зачастую гордятся высокой квалификацией своих сотрудников, посему для них не составит труда подтвердить это различными дипломами, сертификатами и пр. К слову, если бухгалтер в компании штатный, повышение его квалификации часто завязывается грузом на шее его работодателя.
При передаче ведения учета аутсорсингу, вы освобождаетесь от нужды контролировать бухгалтера ежедневно, как это происходит при штатном сотруднике, ибо заказчик имеет дело не с конкретным работником, а сотрудничает с целой компанией. Если вдруг один специалист вынужден уйти на больничный или в отпуск, то вы можете быть уверены, что на смену придет такой же профессионал.
10. Проверьте возможность получения онлайн-доступа к своей бухгалтерии
Технологии нового века прочно вошли в бухгалтерский сервис. Сейчас использование компьютеров не лишь удобно бухгалтеру или клиенту, но также является обязательным требованием налогового законодательства. Есть типы отчетности, принимаемые лишь в электронном виде, и данная ориентация будет продолжаться и дальше.
Преимуществом высококвалифицированного бухгалтера является собственное программное обеспечение, основанное на “облачной” технологии. Это даст вам исправный круглосуточный доступ к отчетности и документации в личном кабинете, связь с бухгалтером, возможность отслеживать расчеты с контрагентами и т.п. При разрыве договора с аутсорсером у вас должны иметься гарантии переноса вашей информационной базы в полном размере для ее работы на другом оборудовании.
Подытоживая вышесказанное, при выборе бухгалтерской фирмы вы должны быть уверены в нижестоящих пунктах:
1. У фирмы солидный стаж работы на рынке, она достаточно известна и обладает безупречной репутацией.
2. Бухгалтер готов предложить вам тестовый отрезок предоставления бухгалтерских услуг, который не оплачивается или оплачивается лишь частично.
3. Вы можете заранее изучить проект вашего договора с исполнителем.
4. Фирма может дать гарантии конфиденциальности на сведения, полученные от вас.
5. При необходимости аутсорсер может провести бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии.
6. Ценообразование сервиса фирмы гибкое, в пакет услуг всегда можно внести дополнения или сокращения, а также вам легко понять, за счет чего формируется смета на оказанные услуги.
7. При необходимости фирма представит ваши интересы в налоговой структуре.
8. Исполнитель готов выполнять мероприятия по оптимизации налогообложения.
9. Вы уверены, что фирма подтверждает высокую квалификацию своих работников.
10. У вас есть онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любой момент.
